金年会

校屬各單位：

為切實做好2021年度文件材料立卷歸檔工作，現将有關事項通知如下：

一、歸檔範圍

1、機關各部門和直屬單位在2021年形成并辦結的各種門類、各種載體對學校、學生、社會有保存、查考價值的文件材料和聲像、照片和實物等；

2、各部門、各學院在2021年度形成并辦結的須由學校保存的文書紙質檔案（會議記錄、大事記、工作總結、2021屆畢業生合影照片等）；

3、凡在2021年竣工驗收的基建工程、最後結題的科研項目和試用期滿辦結付款且金額在10萬元以上（含）的采購設備等相關文件；

以上歸檔範圍所涉及具體内容參見《金年会檔案實體分類及歸檔細則》。

4、學校在常态化疫情防控工作中形成的文字、圖表、照片、錄音、錄像、電子文件和實物。

二、歸檔要求

1、紙質歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼。頁碼應逐頁編制，且用鉛筆分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。如拟編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

2、歸檔文件材料分類别按辦結（結題或結項）時間順序排列。

3、新生入學資格審查表、個人成績總表、學位授予名冊、畢業生名冊、學籍卡按班分别組卷，普通高校錄取名冊按省份組卷，題名需注明錄取批次。另學籍卡信息必須填寫完整（注冊、學籍異動和畢業信息）。

4、畢業生合影照片歸檔要求參見《金年会畢業生合影照片歸檔規範》。

5、歸檔材料案卷題名拟寫應力求簡練、完整、規範，注意勿遺漏年度等關鍵信息、學院及專業名稱應為規範全稱、文件備注文件号。

6、涉密文件材料歸檔，獨立編制案卷目錄、卷内文件目錄和移交目錄，禁止與非涉密文件混合，紙質文檔須在案卷封面右上方标明密級與保密期限。

三、歸檔流程

1、收集整理、立卷組合

按照《金年会檔案實體分類及歸檔細則》收集、整理本部門在上年度形成分散保存的各種門類、載體的應歸檔的文件材料，并對已分類的各種門類、載體的文件材料進行立卷組合。

2、檔案館審核

各部門兼職檔案員将歸檔材料及檔案移交清冊電子版打包命名為“**學院2021年歸檔初審材料”發送至檔案館郵箱dag@bkldzm.com進行初審。檔案館初審後将修改意見反饋各部門兼職檔案員，各部門根據反饋意見修改完善将歸檔材料及檔案移交清冊電子版打包命名為“**學院2021年度歸檔複審材料”發送至檔案館郵箱dag@bkldzm.com進行複審。

注：基建、科研、設備、實物提供移交清冊和卷内目錄即可。

3、打印移交目錄、案卷移交進館

經檔案館審核完全合格後預約實體檔案移交具體時間，各部門兼職檔案員在預約時間内到檔案館辦理實體歸檔材料及移交清冊移交手續

注：移交清冊一式兩份，一份由本部門負責人簽字（手寫）和蓋章後交學校檔案館，一份部門自存。

四、時間安排

1、5月14日——5月25日提交初審材料；

2、5月26日——6月6日檔案館初審；

3、6月7日—6月17日檔案館複審；

4、6月18日——7月8日實體檔案材料及移交清冊移交。

五、聯系人

各單位在立卷歸檔工作中有任何問題請及時與檔案館聯系：羅倩0724—2356366；于新林0724—2313351

檔案館

2022年5月12日